Кейс "Автоматичний AI та Voice агент для бронювання зустрічей"

Наш клієнт — це салон краси, що щодня працює з великим потоком клієнтів. Одне з головних завдань замовника — забезпечити точний запис, підтверджувати та за потреби переносити бронювання, щоб уникати помилок у графіку та покращувати рівень обслуговування.

країна:

Україна

Послуги:

Всі

Штучний інтелект

індустрія:

Всі

штучний інтелект

Автоматичний AI та Voice агент для бронювання зустрічей

Проблема замовника

Салону було все складніше забезпечувати високу якість обслуговування та швидко реагувати на всі звернення клієнтів. Це створювало напругу всередині колективу та негативно впливало на репутацію салону. Основними проблемами були:

1Рутинне навантаження співробітників: Співробітники витрачали багато робочого часу на підтвердження записів, перенесення бронювань та консультування нових клієнтів по телефону. Це перевантажувало команду, відволікаючи від профільних завдань та знижуючи загальну ефективність роботи.
2Втрачені звернення та клієнти: У пікові періоди співробітники просто фізично не встигали відповісти на всі дзвінки. Це призводило до втрати потенційних клієнтів, зниження продажів і погіршення репутації, тому що люди, яким не відповіли, зверталися до інших салонів.
3Людські помилки та накладки у графіку: Без єдиної системи було складно уникати помилок — співробітники помилково записували двох клієнтів на один і той самий час або зовсім втрачали інформацію про деякі записи. Це створювало плутанину, завдавало дискомфорту клієнтам і погано впливало на імідж компанії.
4Відсутність єдиної платформи для управління записами: Не всі співробітники мали швидкий доступ до точного графіка, що ускладнювало перевірку наявності місць, коригування розкладу та навчання новачків. Це призводило до помилок у розподілі співробітників та завантаженості салону.

Рішення

Щоб покращити всі ці процеси та забезпечити зручну та швидку комунікацію з клієнтами, було впроваджено сучасний АІ-асистент. Це допомогло покрити головні потреби бренду та покращити рівень обслуговування, звільнивши співробітників від рутини та забезпечивши точну координацію всіх записів.

1
Швидкість та точність запису
Чат-бот допомагає клієнтам швидко перевіряти всі можливі місця у графіку та записуватися на послуги лише за лічені секунди. Це скорочує час на адміністративну роботу та допомагає уникати помилок та накладок у розкладі.
2
Розвантажені співробітники
Співробітникам більше не потрібно вручну підтверджувати кожний запис, перевіряти графік або переносити всі зміни. АІ бере всі ці задачі на себе, що дозволяє співробітникам концентруватись на своїй головній діяльності — наданні послуг та покращенні рівня сервісу.
3
Більш задоволені клієнти
Завдяки точності, зручності та швидкість роботи АІ всі клієнти швидко отримують підтверджені записи та нагадування. Це покращує загальні враження від співпраці із салоном та допомагає зміцнити лояльність клієнтів.

Таким чином, всі головні завдання було вирішено, що дозволило покращити рівень обслуговування та забезпечити зручну та швидку комунікацію з клієнтами.

Що ми зробили?

Впровадили голосового агента для підтверджень та переносів записів

Одним із головних завдань було розвантажити співробітників від рутини — постійних дзвінків із питаннями про підтвердження або перенесення запису. Тому ми розробили голосового помічника на базі штучного інтелекту, який бере на себе всі ці задачі. Агент аналізує розклад співробітників у календарі та після розмови з клієнтом одразу вносить зміни, щоб уникати накладок та забезпечувати точну інформацію для всієї команди. Таким чином, було автоматизовано 80% рутинних дзвінків. Голосовий помічник говорить природно, ввічливо та зрозуміло, що покращує сприйняття такого сервісу клієнтом. Людина практично не помічає, що говорить із програмою, тому рівень задоволеності залишається високим. Це допомагає співробітникам концентруватись на профільних задачах, покращує точність розкладу та економить, який був би витрачений на адміністративну роботу.

Реалізували чат-бот для запису нових клієнтів

Не всі клієнти бажають розмовляти по телефону — деякі віддають перевагу швидко записатися на послуги через месенджер. Тому було створено спеціалізований чат-бот, що допомагає людям перевіряти всі можливі вікна у графіку та записуватися у зручний для них час. Чат-бот покроково питає всі деталі — послугу, співробітника, бажані день і час — та одразу перевіряє розклад у календарі. Час відповіді на запити скоротився до 5 секунд! Такий механізм забезпечує швидкість, точність і зручність як для клієнтів, так і для співробітників. Людина може записатися у будь-який час, без допомоги адміністратора, що покращує рівень обслуговування та розвантажує команду від рутини.

Здійснили інтеграцію з Google Calendar для синхронізації розкладу

Не менш важливим було забезпечити точну синхронізацію всієї інформації про записи між співробітником, голосовим агентом і чат-ботом. Для цього було реалізовано інтеграцію з Google Calendar — всі зміни, що відбуваються, одразу потрапляють у єдиний графік. Це дозволило уникати накладок, забезпечити точну інформацію про всі записи та покращити рівень сервісу для клієнтів. Завдяки цьому менеджери завжди бачать всі зміни та нові записи у своєму календарі та легше координують свою роботу. В результаті всі процеси стали прозорими, злагодженими та швидшими.

Відгук власниці компанії

Наша співпраця з ALIKS IT розпочалася, коли нам потрібно було покращити обслуговування клієнтів та спростити процес запису на послуги. Чат-бот та голосовий помічник допомогли нам це швидко реалізувати. Тепер всі процеси працюють злагоджено — клієнти легко записуються у зручний час, співробітники одразу бачать всі зміни у графіку, а підтвердження та нагадування розсилає система. Найбільше сподобалось, що це було швидко та з мінімальним навчанням співробітників. Рішення було підібране спеціально під потреби нашого салону. Результат перевершив очікування, тому співпрацю з командою ALIKS IT сміливо рекомендуємо тим, хто хоче покращити обслуговування та перейти на новий рівень роботи!