Кейс "Чатбот ГрантSense"

Наш клієнт — компанія ГрантSense, яка надає послуги з пошуку та оформлення грантів для бізнесу, приватних осіб та громадських організацій.

країна:

Україна

Послуги:

Всі

Штучний інтелект

індустрія:

Всі

послуги

Проблема замовника

Компанія ГрантSense звернулася до нас за персональним AI помічником для бізнесу для оптимізації клієнтської комунікації. Щодня менеджери витрачали багато часу на рутинні завдання, а кількість звернень постійно зростала. Щоб зберегти якість сервісу та уникнути додаткових витрат на персонал, потрібно було знайти ефективне рішення.

1Навантаження на менеджерів Менеджери щодня витрачали багато часу на однотипні запити ("Як замовити послугу?", "Скільки коштує консультація?"), що знижувало ефективність обробки справді важливих звернень.
2Втрати потенційних клієнтів Затримки у відповідях, особливо на уточнюючі запитання, призводили до втрати зацікавлених клієнтів. Клієнт потребував AI помічника для продажів, щоб миттєво реагувати на запити.
3Запити в позаробочий час Багато звернень надходили ввечері чи у вихідні, коли менеджери були недоступні. Наймати додатковий персонал було фінансово невигідно.

Рішення

Для розв'язання цих проблем ми впровадили AI чат-помічника, який дозволив автоматизувати комунікацію з клієнтами та зменшити навантаження на менеджерів.

1
Автоматизація відповідей на типові запитання
Бот бере на себе більшість повторюваних звернень, що дозволяє менеджерам зосередитись на більш складних запитах.
2
Доступність 24/7 без збільшення штату
Чат-бот обробляє звернення у будь-який час доби, включно з вечорами та вихідними.
3
Збір та збереження звернень у CRM
Усі запити клієнтів фіксуються в системі для подальшого аналізу та роботи команди.

Завдяки впровадженню чат-бота, компанія ГрантSense отримала ефективний інструмент для обробки звернень, знизила навантаження на команду та підвищила якість сервісу без додаткових витрат на персонал.

Що ми зробили?

Авторизація через номер телефону

Першим кроком було впровадження механізму авторизації користувача через номер телефону. Це рішення дозволяє:

1зберігати контактні дані кожного клієнта 2оперативно зв’язатися з ним у разі переривання розмови або уточнень 3уникнути втрати потенційних лідів, якщо запит залишився без відповіді

Авторизація реалізована у зручному форматі — користувач вводить або надсилає свій номер, після чого бот автоматично ідентифікує клієнта.

Миттєва відповідь після авторизації

Одразу після того, як клієнт авторизується, бот починає діалог без жодних затримок. Це вирішує дві ключові задачі: зменшує очікування для клієнта, підвищуючи лояльність та створює враження живого, оперативного сервісу. Завдяки цьому компанія більше не втрачає клієнтів через повільну реакцію — бот завжди «на зв’язку» 24/7.

Ми окремо опрацювали стиль спілкування чат-бота, щоб він:

звучав природно, без «роботизованих» фраз
відповідав тональності компанії ГрантSense — професійно, але доступно
не просто видавав шаблони, а вів діалог у формі живої консультації

Це дозволило клієнтам не відчувати різниці між спілкуванням з ботом і реальним менеджером, що суттєво покращило досвід користувача.

Інтуїтивне меню з кнопками

Для полегшення навігації ми реалізували меню з кнопками — це значно зменшило кількість “ручного” введення тексту. Меню дозволяє клієнтам взаємодіяти з ботом як із віртуальним бізнес-асистентом, не вводячи зайвих повідомлень. Користувач може швидко обрати цікавий розділ і отримати відповідь одним кліком. Це:

1пришвидшує обслуговування 2зменшує ймовірність помилок у запитах 3підвищує зручність для користувачів будь-якого рівня

Інтеграція з CRM та підключення до бази знань

Усі звернення клієнтів автоматично передаються в CRM-систему.

Це дало змогу:

бачити повну історію комунікації з кожним клієнтом
ефективно передавати запити менеджерам
будувати аналітику щодо популярних запитів і типових проблем

Також ми створили та підключили базу знань, у якій зберігається вся ключова інформація:

перелік актуальних грантів
вимоги та умови участі
вартість послуг

Зв’язатися

Відгук власника компанії ГрантSense

Ми давно шукали рішення, яке допоможе зняти навантаження з менеджерів та не втрачати клієнтів через затримки у відповідях. Команда запропонувала саме те, що потрібно — зручного, “людяного” чат-бота, який працює 24/7, відповідає на всі типові запитання й зберігає історію спілкування в CRM. Нам не довелося розширювати команду, але при цьому ми значно покращили якість обслуговування. Особливо цінним стало те, що бот відповідає в нашому стилі — клієнти навіть не одразу розуміють, що спілкуються не з менеджером. Результатом ми дуже задоволені — і плануємо далі автоматизувати інші процеси в компанії. Дякуємо за професійний підхід та злагоджену роботу!