Кейс "Amor amor"

Наш замовник, компанія “Amor amor” – це мережа роздрібних магазинів жіночого одягу, що об'єднує 3 офлайн точки продажу та активний інтернет-магазин. Важливою перевагою компанії є власне виробництво, яке дозволяє контролювати якість продукції та швидко адаптуватися до змін на ринку моди.

країна:

Україна

Послуги:

BAS

CheckBox

індустрія:

роздрібна торгівля

e-commerce

Проблема замовника

Компанія замовника мала значні труднощі з управлінням своїм бізнесом через недопрацювання у системі управлінського обліку BAS "Малий бізнес". Встановлена система не була адаптована до конкретних потреб бізнесу, що призвело до низки проблем:

1Відсутність ефективного управлінського обліку: Система була встановлена, але не повністю налаштована, внаслідок чого власники не мали змоги аналізувати фінансові результати діяльності.
2Проблеми з контролем переміщення товарів: Складнощі з моніторингом переміщень товарів між магазинами і складом перешкоджали ефективному управлінню запасами.
3Недоліки у веденні обліку коштів: Відсутність належного налаштування системи ускладнювала процес обліку грошових потоків.
4Труднощі щодо роботи з системою: Касири мали труднощі з використанням системи через недостатнє навчання та налаштування, що негативно впливало на оперативність робочого процесу.

Рішення

Після завершення нашої співпраці замовник отримав спеціально підібрані рішення, які повністю адаптували бізнес-процеси до його потреб і значно підвищили ефективність роботи. Серед основних удосконалень були::

1
Автоматизація роботи касирів
Впроваджено систему, яка дозволяє касирам ефективно керувати фінансовими операціями прямо з робочого місця касира (РМК), включаючи внесення витрат, надходжень, переміщення коштів, обмін валют, що істотно спростило управління грошовими потоками.
2
Підвищення лояльності клієнтів
Завдяки функціям створення відкладених чеків та продажу товарів у кредит, компанія забезпечила високий рівень сервісу та комфорту для своїх покупців, що позитивно вплинуло на їх лояльність.
3
Гнучка система нарахування зарплати
Автоматизація нарахування зарплати з гнучкою системою бонусів забезпечила зручність і прозорість у фінансових відносинах з працівниками, сприяючи їх мотивації та задоволенню.

Завдяки впровадженим рішенням компанія-замовник змогла значно вдосконалити свої операційні процеси, оптимізувати управління фінансовими обліковими даними та собівартістю. Це дозволило їм краще контролювати витрати, підвищити ефективність бізнесу і зосередитися на стратегіях розширення та зростання.

Що ми зробили?

Провели аудит попередніх періодів

Ми провели детальний аудит діяльності компанії за попередні періоди, виявивши та виправивши ряд помилок у веденні обліку. Цей крок дозволив нам забезпечити точність даних і покращити якість фінансової звітності, що є фундаментом для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Виправлення помилок підвищило ефективність облікової системи, гарантуючи надійну основу для майбутнього розвитку бізнесу.

Провели бізнес-аналіз

Бізнес-аналіз став фундаментом для подальшого удосконалення діяльності роботи компанії. Починаючи з ретельного вивчення існуючих бізнес-процесів, ми ідентифікували ключові аспекти, які потребували оптимізації. Це дозволило нам сформувати чітке технічне завдання, яке враховувало всі потреби та особливості діяльності замовника. Наші спеціалісти здійснили ефективний аналіз діяльності компанії, сформували структуру статей доходів і витрат, а також описали ключові бізнес-процеси, що стосуються обліку. Це дозволило зрозуміти реальний фінансовий стан бізнесу та оптимізувати його доходи та витрати. В результаті, ми склали детальний план дій для впровадження необхідних змін та вдосконалень, що надали компанії можливість оптимізувати внутрішні процеси, підвищити загальну продуктивність та ефективність роботи.

Налаштували управлінський облік та необхідну звітність

Проведення глибокого налаштування управлінського обліку та необхідної звітності для нашого замовника виявилося ключовим моментом у вдосконаленні їх бізнес-процесів. Ми визначили основні потреби компанії та адаптували систему BAS для ефективного ведення обліку, враховуючи специфіку діяльності замовника. На основі цього ми розробили індивідуальні звіти, які забезпечують керівництву детальний огляд фінансової ситуації в компанії, дозволяючи своєчасно реагувати на зміни у бізнес-середовищі. Автоматизація процесу звітності значно економить час та зусилля, дозволяючи персоналу зосередитись на виконанні більш важливих завдань. Останнім кроком стала підготовка команди до роботи з оновленою системою, що забезпечило плавний перехід і максимальну користь від впроваджених змін.

Автоматизували роботу касирів в РМК

Наша команда впровадила комплексну автоматизацію для касирів в робочих місцях касира (РМК), значно спростивши їх щоденні завдання та покращивши загальну ефективність роботи:

1Внесення витрат з каси: Касири отримали можливість легко вносити витрати прямо з каси, включно з господарськими витратами, витратами на доставку тощо. Це сприяє точності та актуальності фінансового обліку. 2Реєстрація надходжень коштів: Автоматизація дозволяє касирам безпосередньо в РМК вносити надходження коштів, що забезпечує оперативне управління фінансовими потоками. 3Переміщення та обмін валют: Тепер можливо проводити переміщення коштів і здійснювати обмін валют безпосередньо в РМК, мінімізуючи ризик помилок та оптимізуючи робочий процес.

Ці кроки забезпечили нашому клієнту важливе перевагу в управлінні обліком, дозволивши компанії залишатися гнучкою на ринку та підтримувати високий рівень задоволеності клієнтів.

4Налаштування функціоналу для касирів: Даний функціонал дозволяє створювати відкладені чеки, коли покупець хоче відкласти покупку до моменту оплати. Ця можливість значно покращила процес обслуговування клієнтів, дозволяючи зберегти замовлення до здійснення платежу. Коли покупець готовий до оплати, касир активує відкладений чек і завершує процес продажу. Цей підхід не тільки підвищує лояльність клієнтів, надаючи їм більше гнучкості та зручності під час покупок, але й сприяє плавній роботі касирів, оскільки вони можуть ефективно управляти чергами і забезпечувати високу швидкість обслуговування..

Також ми налаштували функцію продажу товарів у кредит (з оплатою як готівкою, так і карткою)

Зручно і для покупців, і для бізнесу

Цей функціонал дозводяє внести в базу товар який придбав покупець і зафіксувати що товар ще не оплачено. А при оплаті товару, касир вказує вид оплати - готівка чи безготівка.

Налаштували нарахування зарплати

Наші спеціалісти впровадили систему автоматизації нарахування зарплат, що стало значним кроком вперед для оптимізації робочих процесів нашого клієнта. Ця інновація не лише дозволила значно зекономити час, який раніше витрачався на розрахунок заробітної плати вручну, але й запровадила гнучку систему бонусів, що мотивує працівників. Завдяки прозорій та зрозумілій системі нарахування та звітності, кожен співробітник має змогу відслідковувати свої заробітки та розуміти критерії нарахування бонусів.

Що ми реалізували:

1Автоматичне заповнення Табелю обліку робочого часу на основі фіксації початку та завершення робочого дня в РМК. Цей підхід забезпечує точність обліку робочого часу, виключає можливість помилок у веденні табелю та оптимізує процес нарахування заробітної плати.

2Налаштування “Звіту по зарплаті”, що включає автоматичне формування документа "Нарахування зарплати" один раз на місяць через встановлене регламентне завдання. Це дозволяє значно спростити процес нарахування заробітної плати співробітникам, мінімізуючи ручну роботу бухгалтерії та знижуючи ризик помилок. Регламентне завдання забезпечує своєчасне та точне виконання нарахувань, згідно з встановленим графіком, що підвищує ефективність управління персоналом та задовольняє потреби як керівництва, так і співробітників.

Система дозволяє нараховувати бонуси працівникам за продажі, з встановленням індивідуального відсотка бонусу для кожної роздрібної точки. Це дозволяє гнучко керувати мотиваційною політикою, адаптуючи її до сезонних змін чи особливостей роботи кожного магазину. Додатково, для забезпечення постійного моніторингу своїх доходів та стимулу до підвищення продуктивності, працівники мають можливість у реальному часі відстежувати нараховану їм зарплату та бонуси через робоче місце касира (РМК). Така функція сприяє збільшенню мотивації та задоволеності персоналу, що в кінцевому підсумку позитивно впливає на загальну продуктивність бізнесу.

Нараховано бонусів — загальна сума бонусів від продажів від 1-го числа до цього моменту Нараховано бонусів за сьогодні — загальна сума бонусів від продажів за сьогодні Нараховано ставки — загальна сума відпрацьованих днів (дані формуються на основі натискання кнопки Зафіксувати прихід/Вихід з роботи), ставка за сьогодні нараховується після фіксації виходу з роботи. Нараховано всього — сума двох полів: Нараховано бонусів + Нараховано всього. Взято зарплати — сума виплаченої зарплати за місяць. Кінцевий залишок — заборгованість за цей період реєстрації (якщо сума зі знаком мінус, це означає що Ви взяли більшу суму ніж нараховано).

Автоматизували процес закупівель за допомогою штучного інтелекту

Компанія “Amor amor” стикалась зі складністю ефективної обробки накладних від постачальників, особливо коли ці документи надходили у нестандартних форматах, наприклад, у вигляді фотографій. Це вимагало від співробітників ручного введення даних про кожну позицію товару до системи, що, з огляду на велику кількість та різноманітність товарів, призводило до значного збільшення часу на обробку та підвищення ризику виникнення помилок. Правильно оформлені документи надходили значно пізніше, що додавало затримок у процес постановки товарів на прихід і ускладнювало управління запасами.

Рішення

Після співпраці з нашою командою, замовник отримав комплексні рішення, які кардинально трансформували управління бізнесом та підвищили його ефективність:

1
Аналіз та опис бізнес-процесів:
- Виконано детальний аналіз бізнес-процесів під час кількох зустрічей із замовником.
- Це дозволило виявити ключові аспекти для оптимізації робочих процесів.
2
Використання штучного інтелекту для автоматизації:
- Застосування технологій штучного інтелекту для перетворення фотографій накладних від постачальників у структуровані електронні документи Excel.
- Автоматизація зменшила час обробки документів і знизила можливість людських помилок.
3
Завантаження та обробка даних у системі:
- Менеджери можуть легко завантажувати оброблені документи в базу даних.
- Система автоматично заповнює необхідні поля і, за потреби, створює нові записи номенклатури.
4
Економія часу та оптимізація процесів:
- Значна економія часу, що раніше витрачався на ручну обробку даних.
- Мінімізація ризиків, пов’язаних із людським фактором, покращила загальну ефективність процесу обробки поставок.

Відгук власника компанії

Я можу з упевненістю сказати, що співпраця з ALIKS IT вплинула на всі аспекти нашого бізнесу. Завдяки їхній роботі, ми відчули суттєве полегшення в повсякденних операціях. Зокрема, процес роботи касирів тепер автоматизовано, що дозволяє їм з легкістю управляти фінансовими потоками прямо з касового апарату. Раніше наші касири метушилися з паперами, тепер все автоматизовано. Вони можуть заносити всі витрати й надходження без зайвого головного болю.

Додатково, система автоматизації нарахування зарплат відкрила перед нами нові можливості в управлінні персоналом. Вона ввела прозорість у фінансові відносини з працівниками і почала їх мотивувати працювати та, відповідно, заробляти краще.

Також дуже корисним виявилось впровадження процесу закупівель за допомогою штучного інтелекту. Ця інновація дозволила нам значно зменшити час, витрачений на обробку поставок та мінімізувати помилки, пов'язані з людським фактором. Тепер всі необхідні дані обробляються автоматично, що забезпечує оперативність та точність у роботі з товарними запасами.

ALIKS IT не просто надали нам технічні рішення, вони подарували нам можливість зробити наш бізнес більш гнучким та адаптованим до сучасних вимог ринку. Завдяки їх професіоналізму ми змогли вивести нашу компанію на новий рівень і масштабуватись. Зараз ми надалі продовжуємо співпрацювати та розвиватись разом.