Logo Clover Dynamics company
Зв’язатися
Logo

Кейс "Climate Club"

Наш замовник — Climate Club, компанія, яка займається гуртовими продажами кліматичного обладнання та витратних матеріалів. Вони пропонують широкий асортимент продукції, включаючи побутові, напівпромислові кондиціонери, інверторні мультизональні системи тощо.

країна:
Україна
Послуги:
BAS
індустрія:
гуртова торгівля
Всі
Climate Club

Проблема замовника

Клієнт стикався з труднощами в управлінні фінансами та оптимізації процесів, що вимагало комплексного підходу для впорядкування обліку та підвищення ефективності роботи. Основними проблемами замовника були:

  • 1Відсутність розуміння фінансових результатів діяльності Бізнес функціонував, але власники не мали чіткої картини про прибуток компанії за певний період. Це ускладнювало стратегічне планування та прийняття управлінських рішень.
  • 2Неясність у розподілі дивідендів Систематизовано та налаштовано алгоритми нарахування дивідендів.
  • 3Відсутність звіту P&L Попри наявність структури Cash Flow, звіту про прибутки та збитки (Profit & Loss) не було. Це ускладнювало аналіз доходів і витрат, що заважало оцінити прибутковість бізнесу та оптимізувати витрати.
  • 4Відсутність стандартизованих правил внесення первинних документів Працівники вводили дані у систему на власний розсуд, що призводило до помилок, некоректної інформації та втрати часу на виправлення неточностей.
  • 5Труднощі з розрахуванням собівартості товарів Власники не були впевнені, що система правильно рахує собівартість, через що виникали труднощі з аналізом маржинальності та валового прибутку.
  • 6Ручний розрахунок заробітної плати Заробітна плата працівників розраховувалася вручну в Excel, що вимагало багато часу, підвищувало ризик помилок і ускладнювало управління кадровими витратами.

Рішення

Після завершення нашої співпраці замовник отримав рішення, які були повністю адаптовані до його бізнес-процесів і потреб, а саме:

  • 1
    Оптимізація бізнес-процесів та автоматизація обліку

    Ми провели детальний бізнес-аналіз для виявлення проблемних зон у процесах клієнта та запропонували рішення для оптимізації. Це включало автоматизацію внесення первинних документів, визначення чітких ролей для співробітників і налаштування системи обліку для зменшення помилок і підвищення ефективності роботи.

  • 2
    Розробка технічного завдання та впровадження інструкцій

    На основі аналізу ми підготували технічне завдання для розширення функціональності програми і створили інструкції з управлінського обліку, що допомогли співробітникам швидко освоїти нові процедури введення даних і виконання операцій. Це спростило облік витрат і зменшило кількість помилок.

  • 3
    Автоматизація нарахування заробітної плати

    Налаштували модуль "Зарплата" в BAS Малий бізнес для автоматизації розрахунків заробітної плати, податків і внесків. Це рішення значно зменшило час, витрачений на нарахування, і допомогло уникнути помилок.

Що ми зробили?
Провели бізнес-аналіз

Провели бізнес-аналіз

Ми провели детальний аналіз бізнес-процесів клієнта, зокрема, зосередившись на ролях і функціях працівників, які займаються внесенням первинних документів. Визначили, хто, що і на якому етапі має вводити в систему, щоб забезпечити чіткість, узгодженість і прозорість на всіх етапах обліку. Це дозволило усунути плутанину в процесах і забезпечити належний контроль на кожному етапі, що зі свого боку значно знизило ризик помилок і спростило процедури, пов'язаних з обробкою документів.

Розробили технічне завдання

Розробили технічне завдання

На основі проведеного аналізу, ми підготували технічне завдання (ТЗ), яке чітко описало, які саме функції та модулі необхідно доопрацювати в програмному забезпеченні для автоматизації бізнес-процесів. Завдяки технічному завданню ми змогли сформулювати детальні вимоги до програмістів і визначити конкретні кроки для вдосконалення системи. Важливою частиною ТЗ було усунення складнощів, пов'язаних із введенням первинних документів, а також спрощення нарахування заробітної плати та формування звітності. Це дозволило значно спростити внутрішні процеси, зменшивши кількість помилок та затримок у роботі.

Створили інструкцію з управлінського обліку

Створили інструкцію з управлінського обліку

Для забезпечення правильного обліку витрат ми створили інструкцію з управлінського обліку, яка містила прості покрокові вказівки. У ній було чітко показано, як вносити статті витрат, які операції потрібно виконати для коректного обліку та як користуватися програмою для автоматизації цих процесів. Завдяки інструкції зі скриншотами користувачі швидко освоїли нові правила, що підвищило ефективність роботи та знизило ризик помилок. Це зробило процес обліку зручним і зрозумілим для всіх співробітників.

Підготували користувачів до переходу на нову систему

Підготували користувачів до переходу на нову систему

Ми також підготувалися до переходу на систему управлінського обліку BAS, що передбачало щоденну перевірку наявності помилок у введених даних. Оскільки перехід на нову систему може супроводжуватися певними труднощами, наші спеціалісти організували постійний моніторинг облікових операцій, виправляючи помилки в реальному часі разом із користувачами. Завдяки цьому підходу, навіть на етапі тестування нової системи, ми змогли зберегти стабільність процесів і гарантувати правильність обліку витрат, що було важливим для безперебійного функціонування бізнесу під час переходу на нову систему.

Налаштували модуль Зарплата в конфігурації BAS Малий бізнес

Для автоматизації процесу нарахування заробітної плати ми налаштували модуль "Зарплата" у конфігурації BAS Малий бізнес. Використовуючи стандартні функції системи BAS Малий Бізнес, нам вдалось значно спростити весь процес нарахування заробітної плати.Це рішення дозволило зменшити кількість помилок, уникнути необхідності ручного введення даних в Excel і забезпечити точність та швидкість обробки інформації щодо зарплати. В результаті нашої спільної з замовником роботи, ми отримали зрозумілий та, головне, правильний звіт P&L (Звіт про доходи та витрати).

Відгук власника компанії Climate Club

Ми працюємо з командою ALIKS IT вже тривалий час, і з впевненістю можемо сказати, що їхня підтримка змінила нашу роботу. Завдяки їхнім рішенням ми змогли автоматизувати багато процесів, що значно спростило наше управління фінансами та обліком. Тепер ми чітко розуміємо, де витрачаються кошти.

Окремо хочу відзначити функціонал по нарахуванню заробітної плати - автоматизовано, зручно, зрозуміло. Є кілька точок контролю по нарахуваннях.. Завдяки команді фахівців ALIKS IT ми можемо в будь-який момент часу провести аналіз бізнесу і прийняти вірні як оперативні, так і стратегічні рішення !

Велике спасибі за бонус - налаштування в системі обліку всіх основних звітів "під нас і наші потреби".

Дмитро Олійник avatar

Дмитро Олійник

співвласник компанії Climate Club

Кейси

Desktop background for section 'Залиште заявку! Наші експерти допоможуть обрати готові рішення саме під вашу галузь'Mobile background for section 'Залиште заявку! Наші експерти допоможуть обрати готові рішення саме під вашу галузь'
Label for proposal 'Залиште заявку! Наші експерти допоможуть обрати готові рішення саме під вашу галузь'

Залиште заявку! Наші експерти допоможуть обрати готові рішення саме під вашу галузь

+380 98 016 64 78
Зв’язатися