Кейс "ГрантSense"

Наш замовник - компанія, яка спеціалізується на підготовці грантів для бізнесів. Їх головна місія — допомогти підприємцям отримати фінансову підтримку для розвитку Українських проєктів. Робота компанії потребує високого рівня організації, оскільки успіх у цій ніші вимагає дотримання строгих дедлайнів та залучення багатьох фахівців.

країна:

Україна

Послуги:

Всі

BAS

індустрія:

Всі

послуги

Проблема замовника

Компанія зіткнулася з проблемами, які ускладнювали виконання завдань і впливали на ефективність роботи, серед яких:

1Неефективне управління часом працівників: Не було зрозуміло, скільки часу співробітники витрачають на виконання завдань, що ускладнювало оцінку ефективності роботи.
2Нерівномірне навантаження працівників: Через відсутність централізованого контролю частина команди була перевантажена, а інша — недозавантажена.
3Невизначеність щодо завдань: Команда не завжди розуміла, хто і коли має виконати певне завдання.
4Неможливість ефективного планування: Компанії було складно планувати завдання на тиждень чи місяць.
5Невпевненість у потребі найму нових спеціалістів: Через відсутність чіткої аналітики було неможливо оцінити потребу в розширенні команди.
6Складнощі з визначенням термінів здачі проєктів: Клієнти часто не отримували конкретної відповіді на питання: "Коли проєкт буде завершено?"
7Труднощі з дотриманням дедлайнів: Невизначеність із внутрішніми процесами заважала команді точно прогнозувати терміни виконання завдань.

Рішення

Ми впровадили комплексний підхід до оптимізації робочих процесів, який враховував усі болі клієнта та забезпечив прозорість і ефективність роботи команди.

1
Автоматизація
Ми впровадили інструменти, які мінімізували ручну роботу в процесах управління завданнями. Автоматичне створення завдань, звітів та розрахунок дедлайнів дозволили знизити кількість помилок і заощадити час працівників. Автоматизація включала такі рішення, як автоматичне оновлення статусів завдань, формування звітів про прогрес роботи та підрахунок фактичного часу виконання задач.
2
Впорядкування планування
Робочі процеси були структуровані таким чином, щоб менеджери могли легко планувати завдання на день, тиждень або місяць. Для цього було розроблено звіт "Таблиця станів", який надає інформацію про поточне навантаження команди, необхідний час на виконання проєктів і прогнозовані терміни завершення. Також були створені шаблони для типових проєктів, що дозволяють швидко генерувати завдання і заощаджувати час на підготовчому етапі.
3
Створення чіткої системи контролю завдань
Впроваджена система контролю дозволила відстежувати прогрес кожного завдання на всіх етапах його виконання. Чіткі статуси завдань, такі як "незапланована", "запланована", "в роботі", "на погоджені", спростили моніторинг виконання. Крім того, щоденні звіти "Стендап" допомогли менеджерам отримувати актуальну інформацію про стан роботи, не витрачаючи час на уточнення у співробітників. Це забезпечило прозорість і дозволило швидко реагувати на труднощі.

Що ми зробили?

Впровадили статуси завдань

Ми впровадили систему статусів завдань, яка стала основою для організації роботи команди. Кожне завдання отримує чітке позначення свого поточного стану: від моменту створення до повного завершення. Це дозволяє всім учасникам процесу розуміти, на якому етапі знаходиться робота, і що потрібно зробити далі.

Наші спеціалісти:

1розробили логіку присвоєння статусів 2провели навчання для працівників, щоб вони могли правильно їх змінювати 3впровадили обов’язкове щоденне звітування у системі про виконані завдання

Це дало змогу керівникам отримувати актуальну інформацію про прогрес роботи, оперативно оцінювати завантаженість команди та коригувати плани за потреби. Такий підхід підвищив прозорість процесів і спростив управління проєктами.

Створили звіт "Стендап"

Спеціалісти “ALIKS IT” розробили звіт для щоденних зустрічей команд, який автоматично формує інформацію про виконані завдання та надає відповідь на питання:

1Що працівник робив вчора? 2Що має робити сьогодні? 3З чим виникають труднощі?

Система фіксує зміни станів по завданнях, беручи до уваги дедлайни, і таким чином встановлює статуси завдань на ранкові збори. Це дозволяє проджект-менеджеру отримувати актуальну інформацію без необхідності уточнення деталей. Використання звіту “Стендап” скоротило тривалість ранкових зборів вдвічі та дозволило команді ефективніше розпочинати роботу.

Звіт "Таблиця станів"

Завдяки "Таблиці станів" керівництво отримало можливість аналізувати ефективність працівників і краще планувати робочі процеси.

Було впроваджено звіт, який дозволяє в реальному часі бачити:

На якому етапі кожен проєкт
Скільки годин уже витрачено та скільки ще потрібно для завершення
Прогноз кількості годин, яка буде завершена на кінець тижня або місяця.

Впровадили фіксацію внутрішніх дедлайнів та автоматичний прорахунок зовнішніх дедлайнів

Для забезпечення точності планування ми створили систему двоетапних дедлайнів. Внутрішній дедлайн показує термін, до якого працівник має завершити свою частину роботи, а зовнішній автоматично розраховується з урахуванням додаткового часу для підготовки результатів для клієнта (внутрішній дедлайн + 2 робочі дні). Це допомогло проджект-менеджерам завчасно попереджати клієнтів про можливі зміни у термінах і мінімізувати ризики невиконання завдань вчасно.

Додали функцію часткового завершення завдання

Для задач, виконання яких розтягується на кілька днів, ми впровадили функцію часткового завершення, яка значно полегшує управління робочим процесом і контроль часу. Завдяки цій функції кожен працівник має можливість щодня вносити звіт про те, скільки часу було витрачено на виконання конкретного завдання.

Коли завдання повністю завершене, система автоматично підсумовує всі внесені години й зберігає їх у звітності. Такий підхід не лише сприяє кращому плануванню майбутніх проєктів, але й допомагає аналізувати продуктивність працівників, виявляти можливі проблеми у плануванні часу та знаходити шляхи для їх вирішення.

Впровадили автоматичний збір даних про фактичний час, витрачений на завдання

Спеціалісти додали функцію автоматичного збору даних про фактичний час, витрачений на виконання завдань.

Після завершення кожного завдання система автоматично перевіряє, чи працівник вказав фактичний час роботи. Якщо цього не зроблено, система надсилає нагадування, стимулюючи працівника заповнити необхідну інформацію.

Цей підхід дозволив усунути людський фактор у відстеженні часу і зробив дані про виконання завдань максимально точними. Завдяки цьому керівники отримали доступ до об’єктивної інформації, яка дає змогу аналізувати відповідність планового і фактичного часу та оцінювати продуктивність співробітників.

Шаблони завдань у системі

У замовника був створений шаблонний перелік завдань для типових проєктів. Ми розробили окремий довідник, в якому можна було детально прописати кожен етап проєкту, а також вказати відповідальних осіб для виконання конкретних завдань. Це дозволило систематизувати підхід до планування і зробити процес більш прозорим і зрозумілим для кожного члена команди.

Використовуючи цей довідник, проджект-менеджери тепер можуть за допомогою однієї кнопки генерувати всі необхідні завдання для нового проєкту. Це впровадження також мінімізує ймовірність помилок, адже всі завдання згенеровані на основі єдиного шаблону, що забезпечує сталість процесів і зменшує вплив людського фактора.

Відгук власника компанії

До початку співпраці з ALIKS IT, ми стикалися з низкою проблем, які значно ускладнювали роботу нашої команди. Нам було складно ефективно управляти часом працівників, зрозуміти їх реальну завантаженість та хто за що відповідає. В результаті були труднощі з дотриманням дедлайнів, що впливало на продуктивність компанії. Завдяки рішенням, які запропонували спеціалісти ALIKS IT, ми змогли значно покращити ситуацію. Впровадження нової системи дозволило нам чітко планувати завдання, звіряти план з фактом і точно оцінювати, коли кожен проєкт буде завершений. Тепер ми можемо ефективно розподіляти навантаження серед працівників і розуміємо, скільки часу потрібно для виконання кожної задачі. Крім того, це дозволило знизити стрес у команді та уникнути ситуацій, коли працівники не могли точно відповісти клієнтам на питання про терміни виконання. Це рішення значно покращило нашу внутрішню організацію і продуктивність роботи наших працівників. Ми дуже вдячні команді ALIKS IT за їх професіоналізм і увагу до наших потреб.